A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é um importante instrumento utilizado pelo Governo Federal para coletar dados sobre o mercado de trabalho formal no Brasil. Em 2024, a entrega da RAIS permanece crucial para diversas empresas. No entanto, aos poucos, essa declaração está sendo substituída pelo Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) , o que garante mais otimização na gestão de negócios.

O que é a RAIS?

A RAIS foi instituída pelo Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975, com o objetivo de fornecer ao governo informações precisas sobre a atividade trabalhista no país. Essas informações são essenciais para a formulação de políticas públicas, elaboração de estatísticas do mercado de trabalho, e distribuição do Abono Salarial.

A RAIS é uma declaração obrigatória que todas as empresas e empregadores devem entregar ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), detalhando dados sobre seus empregados e o ambiente de trabalho.

Substituição da RAIS no eSocial

A RAIS será realizada exclusivamente por meio do eSocial, conforme um processo gradual, determinado pelo cronograma de implantação do sistema (Portaria Conjunta SEPRT/RFB/ME nº 71, de 29 de junho de 2021).

O eSocial foi concebido com o objetivo de unificar digitalmente o envio de dados pelos empregadores. Essa unificação é possível devido à integração entre cinco órgãos governamentais: Receita Federal, Caixa Econômica Federal, INSS, Ministério do Trabalho e Previdência Social.

Quem precisa entregar a RAIS?

Empresas do setor privado

Todas as empresas privadas que possuem CNPJ ativo, independentemente do porte ou ramo de atividade, devem entregar a RAIS. Isso inclui microempresas, empresas de pequeno porte, empresas de médio e grande porte, bem como aquelas registradas no Simples Nacional.

Setor público

Os órgãos da administração direta e indireta, autarquias, fundações e demais entidades públicas também estão obrigados a enviar a RAIS. Isso inclui órgãos federais, estaduais e municipais, bem como empresas públicas e sociedades de economia mista.

Empregadores rurais e profissionais liberais

Empregadores rurais, que contratam trabalhadores para atividades agrícolas, pecuárias, florestais e afins, também devem entregar a RAIS. Profissionais liberais, como médicos, advogados e dentistas, que contratam funcionários, igualmente estão sujeitos à obrigatoriedade da entrega.

Condomínios e entidades sem fins lucrativos

Condomínios que possuem empregados, tais como zeladores, porteiros e faxineiros, precisam enviar a RAIS. Entidades sem fins lucrativos, como ONGs, associações e instituições filantrópicas, que têm funcionários registrados, também devem cumprir essa obrigação.

Outras situações

Empregadores domésticos, que possuem empregados domésticos registrados em carteira, estão obrigados a declarar. Além disso, entidades sindicais, conselhos profissionais e outros tipos de organizações, que possuam empregados registrados, devem entregar a RAIS.

RAIS negativa, como entregar?

A RAIS negativa é a declaração feita pela empresa quando não teve empregados durante o ano-base. Por exemplo, se uma empresa não teve empregados em 2023, ela precisará declarar a RAIS Negativa em 2024, referente ao ano anterior. É essencial que todas as empresas fiquem atentas à RAIS, pois, mesmo sem a contratação de empregados, é obrigatório cumprir a lei e entregar a RAIS negativa.

Na RAIS negativa, a empresa deve informar apenas os dados cadastrais do estabelecimento registrado com CNPJ. Essa declaração deve ser feita por meio do programa GDRAIS. Para declarações RAIS Negativas de anos anteriores, deve-se utilizar o programa GDRAIS Genérico (1976-2019).

Prazo de entrega

Para o ano de 2024, o prazo de entrega da RAIS começa em 17 de janeiro e se encerra em 17 de abril. É crucial que os empregadores respeitem este prazo para evitar multas e outras penalidades. O envio da RAIS deve ser feito exclusivamente pela Internet, através do site do Ministério do Trabalho e Emprego.

Consequências do não cumprimento

Multas

A não entrega da RAIS no prazo estipulado pode resultar em multas para os empregadores. O valor da multa varia conforme o tempo de atraso e o número de empregados não declarados. A base para cálculo da multa é o número de funcionários e o tempo de atraso, com um valor mínimo estabelecido.

Implicações trabalhistas

A ausência da RAIS pode causar problemas para os trabalhadores, uma vez que a falta de informações pode impedir o pagamento do Abono Salarial e o acesso a benefícios como o Seguro-Desemprego.

Problemas fiscais

Empresas que não entregam a RAIS podem enfrentar problemas fiscais e dificuldades em obter certidões negativas de débitos, que são essenciais para participar de licitações e obter financiamentos.

Perdi o prazo, e agora?

A legislação estabelece que a omissão ou não entrega de informações obrigatórias acarreta multas e penalidades, conforme Portaria nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, alterada pela Portaria nº 688, de 24 de abril de 2009.

As multas iniciam em R$ 425,64, com acréscimo de R$ 106,40 a cada bimestre de atraso até a data de entrega da declaração, além de percentuais adicionais determinados pela autoridade julgadora e o número de funcionários da empresa.

No caso de omissão, informações incorretas ou falsas, as multas começam em R$ 425,64, acrescidas de R$ 26,60 por empregado omitido ou informação incorreta, conforme o art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990.

É importante ressaltar que o pagamento da multa não isenta a empresa da obrigação de enviar as informações da RAIS.

Importância da RAIS

Os dados da RAIS são fundamentais para a formulação de políticas públicas voltadas para o mercado de trabalho. Essas informações ajudam o governo a entender melhor a dinâmica do emprego no país e a desenvolver programas de geração de emprego e renda.

A RAIS é uma fonte primária para a produção de estatísticas sobre o mercado de trabalho formal. Essas estatísticas são utilizadas por diversas instituições, pesquisadores e empresas para análises econômicas e sociais.

Como fazer a entrega da RAIS?

A RAIS é essencial para a concessão de benefícios aos trabalhadores, como o Abono Salarial e o Seguro-Desemprego. A precisão e a pontualidade na entrega da RAIS garantem que os trabalhadores tenham acesso a esses direitos.

Como fazer a entrega da RAIS?

Os empregadores devem acessar o site do Ministério do Trabalho e Emprego, onde encontrarão o link para o sistema de declaração da RAIS. É necessário fazer o download do programa GDRAIS, disponível no portal do MTE.

No programa GDRAIS, o empregador deve inserir todos os dados solicitados, incluindo informações sobre a empresa e cada um dos empregados. É importante conferir todos os dados antes de enviar, para evitar erros que possam causar problemas posteriormente.

Após preencher todos os dados, a declaração deve ser transmitida via Internet. O sistema gera um recibo de entrega, que deve ser guardado pelo empregador como comprovação do cumprimento da obrigação.

Dicas para uma entrega eficiente

1 – Verificação de Dados: antes de iniciar o preenchimento da RAIS, é recomendável que o empregador verifique todos os dados dos empregados, incluindo nome completo, CPF, PIS/PASEP, data de admissão e função. Isso evita erros que podem atrasar o processo de entrega.

2 – Atualização do Programa GDRAIS: o MTE frequentemente atualiza o programa GDRAIS. Por isso, é importante verificar se está utilizando a versão mais recente do software, garantindo que a declaração será aceita sem problemas.

3 – Treinamento e Capacitação: empresas de grande porte podem considerar a capacitação de seus funcionários responsáveis pela entrega da RAIS, garantindo que estejam preparados para lidar com eventuais dificuldades e erros no preenchimento.

4 – Consultoria Especializada: para empresas com estruturas complexas, pode ser vantajoso contratar consultorias especializadas em recursos humanos e contabilidade, que podem oferecer suporte na preparação e entrega da RAIS.

A RAIS 2024 é uma obrigação importante para diversos empregadores no Brasil. Cumprir esta obrigação dentro do prazo e com precisão é essencial para evitar multas, problemas fiscais e garantir que os trabalhadores tenham acesso aos seus direitos. O conhecimento das regras e o uso de ferramentas adequadas são fundamentais para uma entrega eficiente da RAIS.

Cumprir a entrega da RAIS é mais do que uma simples obrigação burocrática; é uma responsabilidade que impacta diretamente a formulação de políticas públicas, a obtenção de estatísticas de trabalho e a concessão de benefícios aos trabalhadores. Portanto, é fundamental que todos os empregadores estejam atentos às exigências e prazos para garantir o cumprimento desta importante obrigação.