A documentação contábil precisa estar sempre organizada, pois afeta diretamente a escrituração do negócio. Por isso é importante que os documentos contábeis estejam organizados e que o empreendedor saiba quais devem ser enviados ao contador a cada mês. Entender a importância disso pode evitar problemas futuros com o Fisco.

É necessário organização na hora emitir, armazenar e, em seguida, enviar os documentos ao seu escritório de contabilidade.

É a partir desses documentos que o profissional de contabilidade executa sua função dentro da instituição, mantendo as obrigações legais e garantindo a sustentabilidade e o desenvolvimento da empresa.

Confira quais os documentos devem ser enviados mensalmente para o contador

Departamento Pessoal

Este departamento é o que requer mais documentos, pois engloba todos os funcionários e sócios de uma empresa e toda documentação deve ser enviada para a contabilidade para que ambos os lados fiquem resguardados caso qualquer adversidade venha a ocorrer no futuro.

Estes são os documentos com relação trabalhista, ou seja, relativos aos serviços que seus colaboradores prestam. Serve para você saber quais documentos seus são importantes e que você deve guardar.

• Salários;
• Pró-labore;
• Férias;
• Vale Transporte;
• Vale Refeição;
• Comprovantes dos recolhimentos de impostos tais como INSS, FGTS,IRRF;
• Atestados Médicos;
• Dados para lançar na folha de pagamento;
• Faltas;
• Hora extras.

Departamento Fiscal

Este é o  departamento responsável por fazer uma prestação de contas ao governo. Seja na venda, compra, prestação de serviços ou transferência de produto. Cada situação exige documento específico e um imposto que é necessário calcular. Os principais documentos são:

• Notas fiscais;
• Conhecimento de transporte;
• Comprovante de pagamento dos impostos ISS, PIS, COFINS,CSLL, IRPJ ou DAS.

Departamento Contábil

Este é o departamento responsável por todas as contas a pagar e a receber. Ou seja, todo o fluxo de dinheiro que entra e sai das contas da empresa. É aqui que fica o principal controle da empresa e onde é possível saber se há algo de errado. Confira a documentação:

• Recibo de pagamento de água, luz, aluguel, condomínio, IPTU, internet, telefone;
• Extratos bancários;
• Extrato de aplicação financeira;
• Extrato de cartão de crédito;
• Comprovantes de despesas diversas que não possuem notas fiscais de material de limpeza, combustível, transporte, recibo de estacionamento, despesas com correios entre outros;
• Boletos diversos;
• Contratos de serviços: seguros, financiamentos, leasing, locação;
• Comprovante de aquisição de bens;
• Demais comprovantes de pagamentos que não constam nos extratos bancários.

Esses documentos são fundamentais para o cumprimento das obrigações da empresa perante o Fisco.

Também é imprescindível manter sua empresa sempre atualizada sobre os dados de seus sócios e colaboradores, além de manter os documentos em dia e organizados para evitar problemas.

Em 2023, todas as empresas ficam obrigadas a enviar o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) dos trabalhadores, mesmo daqueles que não estejam expostos a agentes nocivos. Outra grande alteração foi a substituição da entrega física pelo meio eletrônico.

Com essas alterações, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre o PPP Eletrônico e os envios dos eventos de Segurança e Saúde no Trabalho (SST) para o eSocial.

Para ajudar as empresas a se prepararem para todas as novidades, confira as dez principais dúvidas sobre o evento S-2240 do eSocial e do PPP eletrônico e saiba qual é o prazo limite, quem é obrigado a fazer o envio e mais.

Todas as empresas estão obrigadas a enviar o evento S-2240?

O evento S-2240 trata das condições ambientais do trabalho e a partir deste ano todas as empresas ficam obrigadas ao envio deste evento de todos os colaboradores, inclusive daqueles que não estão expostos a agentes nocivos. Na tabela 24 do eSocial, existe a opção para informar que o colaborador não está exposto a riscos.

Qual a data limite para a entrega do evento S-2240?

O evento S-2240 pode ser enviado até o dia 15 do mês subsequente ao da admissão do  trabalhador ou de alterações da informação inicial. Saiba que toda empresa, inclusive o MEI, deve preencher o formulário PPP de forma individualizada, por meio do evento S-2240 do eSocial, para 100% dos seus empregados, e enviar até o dia 15 de fevereiro de 2023.

Como emitir o PPP após a transmissão do evento S-2240 ao eSocial?

Com a implantação do PPP eletrônico, que substitui o documento físico para comprovação de direitos junto ao INSS, ele será disponibilizado ao trabalhador pelo site e pelo app MEU INSS.

Empresas pequenas ou com apenas um empregado, precisam transmitir o S-2240?

Sim. Qualquer empresa que possua pelo menos um vínculo trabalhista, inclusive MEI, está obrigada a enviar a informação ao eSocial.

Como proceder caso não seja possível visualizar os dados enviados ao eSocial referentes à SST?

No módulo eSocial Simplificado, é possível a visualização dos eventos de SST separadamente dos demais eventos que compõem o eSocial. Para isso, basta selecionar o módulo Segurança e Saúde no Trabalho.

É preciso enviar mensalmente o evento S-2240?

Não. Após o envio com os dados do S-2240 de todos os trabalhadores, o reenvio só é necessário quando houver alterações da informação inicial.

Quando a empresa não tem nenhum empregado registrado, sendo apenas sócio-proprietário, quais informações devem ser enviadas?

Para as empresas, o S-2240 é um evento voltado apenas para colaboradores. Por isso, se a empresa não tem empregados, não precisa enviar nada. E também devem enviar o evento S-2240: as cooperativas de trabalho ou de produção – no caso de cooperados filiados; e os órgãos gestores de mão de obra (OGMO) ou o sindicato da categoria – no caso de trabalhadores avulsos.

O que acontece se o evento S-2240 não for enviado ao eSocial SST no prazo correto?

Assim como acontece com outros eventos do eSocial SST, caso os prazos não sejam cumpridos, a empresa poderá ser multada. Quando a empresa não envia o evento no prazo ou realiza isso de maneira incompleta, estará assumindo o risco de ser multada ou notificada.

Quem deve fornecer as informações do evento S-2240?

As informações sobre agentes nocivos são elaboradas pela empresa, com base, principalmente, no antigo Laudo Técnico de Condições Ambientais de Trabalho (LTCAT) e outros documentos, expedidos pelo médico do trabalho ou pelo engenheiro de segurança do trabalho.

Assim, a transmissão pode ser realizada pelo sistema folha de pagamento ou outros sistemas destinados a SST, porém, a responsabilidade pelas informações é dos profissionais de SST.

Vale alertar que contadores podem fazer a transmissão dos documentos, mas o laudo técnico deve ser requerido e assinado por órgãos e profissionais especializados. Para saber mais, conheça o curso “eSocial – Segurança e Saúde no Trabalho (SST)”, que aborda os eventos de Segurança e Saúde do Trabalho.

Com informações IOB Notícias

A fraude contábil nada mais é que estratégias criadas para, intencionalmente, manipular a contabilidade de um negócio, por exemplo, documentos com valores falsos, uso de notas frias, omissão de informações ou até mesmo erros propositais de cálculos.

Esse tipo de prática é utilizada para reduzir a carga tributária, beneficiar terceiros e até mesmo inflar os ganhos para investidores.

, essa prática é considerada crime, assim, os envolvidos podem ter que responder criminalmente pelas ações.

Se em uma auditoria contábil ficar comprovada a contabilidade fraudada, a organização pode ter as finanças prejudicadas e os envolvidos podem ter que responder criminalmente.

Como identificar as fraudes contábeis

Uma das maneiras mais eficazes para evitar as fraudes contábeis é contando com a ajuda de uma auditoria e consultoria.

Elas poderão ajudar a identificar as falhas nos processos, assim  o empresário terá tempo para corrigir os erros e evitar problemas futuros.

Além disso, ter bons controles internos e políticas éticas é essencial para evitar fraudes contábeis.

Punições

Para evitar que ocorra fraudes contábeis, muitas empresas criam comissões internas para a auditoria de suas contas.

Fora isso, a lei anticorrupção de 2013 prevê uma série de punições para as empresas que infringirem os princípios contábeis brasileiros. Veja algumas das penalidades:

• Multa de até 20% no valor de faturamento da empresa;
• Devolução do valor obtido com a fraude;
• Suspensão das atividades da empresa;
• Fechamento da empresa;
• Proibição de receber incentivos fiscais, doações ou empréstimos de órgãos públicos.

Todas as empresas que acabam se envolvendo em escândalos de fraudes contábeis, como é o caso da Americanas, acabam sofrendo consequências penais e do mercado. Por esse motivo, auditorias internas têm se intensificado nas empresas para evitar esse tipo de situação

O pagamento do 13º salário dos aposentados e pensionistas do Instituto Nacional de Seguro Social (INSS) terá algumas mudanças para este ano.

A primeira mudança está relacionada às datas de pagamento, que não vão ocorrer como nos últimos anos, quando a primeira e segunda parcelas foram antecipadas pelo governo ainda no primeiro semestre do ano.

Inicialmente, a previsão é de que o pagamento siga o que está previsto no Decreto 10.410 publicado em 2020, que determinou o pagamento do décimo terceiro em duas parcelas sem a necessidade de publicação de uma nova Medida Provisória (MP) todos os anos. Além da alteração nas datas dos pagamentos, nem todos os aposentados e pensionistas vão receber o benefício integral neste ano.

Quem terá direito ao benefício?

O pagamento do 13º salário do INSS ocorre igualmente ao benefício do trabalhador, ou seja, recebe o 13º integral aqueles que receberam o benefício o ano todo, já quem teve a concessão do benefício após fevereiro receberá proporcional.

Sendo assim, existem dois grupos de segurados que serão impactados negativamente. São eles:

1 – Pessoas que recebem o Benefício de Prestação Continuada (BPC)

Mesmo que o Benefício de Prestação Continuada seja um benefício pago pelo INSS, ele não gera direito ao décimo terceiro salário.

2 – Segurados que terão a concessão da aposentadoria,pensão ou outro auxílio ao longo do ano.

Este grupo terá direito ao 13º salário, mas não integralmente. Eles receberão o 13º salário proporcional à quantidade de meses em que terão acesso ao benefício durante o ano, por exemplo, o segurado que só teve sua aposentadoria concedida em julho, receberá o proporcional dessa quantidade de tempo.

Para 2023, a expectativa é que o pagamento do 13º salário siga o calendário estabelecido no Decreto 10.410 publicado em 2020. Conforme decreto, o pagamento será realizado paralelo à folha de pagamentos de agosto (pago em setembro) e de novembro (pago em dezembro).

Veja o que diz o Decreto 10.410 com relação ao pagamento do 13º salário:

Art. 120. Será devido abono anual ao segurado e ao dependente que, durante o ano, receberam auxílio por incapacidade temporária, auxílio-acidente, aposentadoria, salário-maternidade, pensão por morte ou auxílio-reclusão.

§ 1º O abono anual será calculado, no que couber, da mesma forma que a gratificação natalina dos trabalhadores e terá por base o valor da renda mensal do benefício do mês de dezembro de cada ano e o seu pagamento será efetuado em duas parcelas, da seguinte forma:

I –  A primeira parcela corresponderá a até cinquenta por cento do valor do benefício devido no mês de agosto e será paga juntamente com os benefícios dessa competência; e

II – A segunda parcela corresponderá à diferença entre o valor total do abono anual e o valor da primeira parcela e será paga juntamente com os benefícios da competência de novembro.

O Governo Lula estuda isentar a cobrança de Imposto de Renda (IR)  ainda neste ano, para trabalhadores que recebem até dois salários mínimos. A medida está em discussão entre o Palácio do Planalto e a equipe econômica. Se chegar a um denominador comum,  o anúncio deve ser feito no dia 1° de maio, Dia do Trabalhador.

Atualmente, a isenção integral de IR isenta apenas quem recebe até R$ 1.903,98. A partir desse valor, há quatro faixas de cobrança — 7,5%, 15%, 22,5% e 27,5%. Essa defasagem ocorre porque a última correção da tabela ocorreu em 2015.

Defasagem na Tabela

Com a inflação acumulada nos últimos oito anos, trabalhadores que ganham menos de um salário mínimo e meio passaram a pagar imposto. Em vez de uma correção linear das faixas de cobrança do IR, como tradicionalmente tem sido feito, o governo Lula trabalha com a hipótese de aumentar apenas a isenção para dois salários mínimos.

Todavia, sem mexer nas demais faixas e para quem recebe salários maiores. Para integrantes da equipe econômica, isso concentraria o benefício em trabalhadores de renda mais baixa e diminuiria o impacto fiscal da medida.

Caso implementada, a isenção abrangeria somente quem ganha até R$ 2.604.Ou seja: um trabalhador que recebe R$ 10 mil ou R$ 20 mil mensais, por exemplo, continuaria isento apenas no valor antigo (R$ 1.903,98).

A partir disso, continuaria pagando normalmente a alíquota de 7,5% — que sobe conforme o avanço salarial. Em cálculos preliminares do governo, o impacto é estimado em R$ 3 bilhões a R$ 5 bilhões. Ainda não há uma definição, mas a ideia inicial é fazer essa mudança por medida provisória (MP).

Tabela atual do Imposto de Renda

A última correção da tabela do IR foi realizada em 2015. Pelas regras vigentes atualmente as faixas são as seguintes:

• Quem recebe até R$ 1.903,98 por mês está isento do Imposto de Renda;
• Para valores de R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65, a alíquota é de 7,5%;
• Para rendas de R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05 por mês, é de 15%;
• De R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68, a tributação é de 22,5%;
• E acima de R$ 4.664,68, é de 27,5%.

A Receita Federal tornou possível desde 2020 o acesso do contribuinte à consulta de rendimentos através do portal do Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC).

Para acessar basta usar o código de acesso ou login único (conta Gov.Br), já adotado pela instituição para autenticação no portal. Com o acesso liberado, o contribuinte consegue acessar o informe de rendimento na opção “Declarações e Demonstrativos”, serviço: “Consulta Rendimentos Informados por Fontes Pagadoras”.

Informe de Rendimentos

O Informe de Rendimentos é uma maneira de atestar se o trabalhador e o empregador declararam o valor corretamente. Ele serve como um comprovante para a declaração de Imposto de Renda e é também um documento fiscal que comprova o cumprimento das obrigações tributárias do contribuinte. É portanto um documento que ajuda na fiscalização da Receita Federal.

Nele constam todas as informações sobre os valores recebidos e pagos durante o ano-base. Ou seja, o documento emitido em 2023 precisa conter os recebimentos relacionados à mesma fonte pagadora, entre o dia 1º de janeiro e 31 de dezembro de 2022.

Além disso, ele deve ser emitido sempre que a fonte quitar os valores que estejam sujeitos à retenção de imposto, indicando os pagamentos realizados (mesmo os isentos).

Outro uso para esse documento, é na comprovação de renda para avaliação de crédito na solicitação de empréstimos, financiamentos, cartões e outros serviços financeiros.

Com informações do Governo do Estado de São Paulo

Nas próximas semanas começa o início da temporada da entrega da declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) .

Devem declarar o Imposto de Renda em 2023 todas as pessoas que tiveram renda tributável acima de R$ 28.559,70 em 2022.

O ideal é que os contribuintes obrigados a prestar contas já comecem a organizar e separar os recibos e documentos considerados essenciais para o preenchimento da declaração. Na falta de algum, é possível levantar as informações necessárias a tempo.

Afinal, quanto mais cedo o contribuinte declarar, maiores as chances de receber a restituição do Imposto de Renda, caso tenha direito.

Documentos para o IR 2023

Confira quais documentos são imprescindíveis para o envio da declaração.

Informações gerais sobre o contribuinte e seus dependentes

• Nome, CPF, grau de parentesco e data de nascimento dos dependentes;
• Endereços atualizados;
• Cópia completa da última Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Física;
• Dados da conta para restituição ou débitos das cotas de imposto apurado, caso haja;
• Atividade profissional exercida atualmente.

E, se aplicável, outras informações sobre bens, imóveis e contas do contribuinte, como:

• Para imóveis: data de aquisição, área do imóvel, inscrição municipal (IPTU), registro de inscrição no órgão público e registro no cartório de Imóveis;
• Para veículos, aeronaves e embarcações: número do Renavam e/ou registro no órgão fiscalizador correspondente;
• Para contas correntes e aplicações financeiras: CNPJ da instituição financeira, agência e conta.

Documentos relacionados à renda (do contribuinte ou de dependentes)

• Informes de rendimentos de instituições financeiras, como bancos, bancos digitais e corretoras de valores e de investimentos;
• Informes de rendimentos de salários, aposentadoria, pensões, pró-labore, distribuição de lucros;
• Informes de rendimentos de aluguéis de bens móveis e imóveis;
• Informes de outras rendas recebidas em 2022, como doações, heranças e pensão alimentícia;
• Dados do Carnê-Leão para importação na Declaração do IR;
• Informes de rendimentos de programas fiscais, como Nota Fiscal Paulista e Nota Fiscal Paulistana.

Documentos referentes a bens e direitos

• Documentos que provem a compra e venda de bens e direitos em 2022;
• Cópia da matrícula do imóvel e/ou escritura de compra e venda e boleto do IPTU de 2022;
• Documentos que provem a posição acionária em uma empresa, se aplicável;
• Caso o contribuinte tenha registrado ganho de capital com a venda de bens e direitos, ele vai precisar dos dados do Demonstrativo de Ganhos de Capital – 2022 (GCAP) para importação.

Documentos relacionados a pagamentos e deduções efetuadas

• Recibos ou informes de rendimentos de plano ou seguro de saúde (com CNPJ da empresa emissora e indicação do paciente);
• Despesas médicas e odontológicas em geral (com CNPJ da empresa emissora ou CPF do profissional e indicação do paciente) – recibos, notas fiscais, extrato do plano de saúde que evidencie os gastos;
• Comprovantes de despesas com educação (com CNPJ da empresa emissora e indicação do aluno);
• Comprovante de pagamento de previdência social e privada (com CNPJ da empresa emissora);
• Recibos de doações feitas.

Documentos relacionados a dívidas e ônus

• Informes e documentos de dívida e ônus contraídos ou pagos no ano passado.

Vale destacar que esse documento só é necessário se a quantia devida for maior do que R$ 5 mil.

Também não é necessário declarar dívidas de financiamento imobiliário, bens adquiridos por consórcio e dívidas de atividade rural.

Documentos referentes a rendas variáveis

• Notas de corretagem e extratos de Imposto de Renda enviadas pelas corretoras a quem faz negociação de renda variável;
• Documentos de Arrecadação da Receita Federal (DARFs) de Renda Variável;
• Informes de rendimentos adquiridos com renda variável.

Orientação profissional

É importante ressaltar que essa é apenas uma lista geral com os principais documentos necessários para declarar o Imposto de Renda 2023, mas isso não significa que o contribuinte precisa ter todos, apenas os que se aplicam à sua realidade em 2022.

Se o contribuinte não teve investimentos em renda variável, por exemplo, ou não comprou nem vendeu um imóvel em 2022, não precisa desses documentos específicos. Agora, se recebeu salários e comprou um carro, por outro lado, precisará dos informes.

Por isso, separe os documentos com base nas suas movimentações financeiras e rendimentos referentes ao ano passado.

Além disso, é necessário guardar por pelo menos cinco anos a documentação que comprova as informações da declaração do Imposto de Renda. Caso a Receita Federal peça algum esclarecimento, o contribuinte terá como provar o que declarou.

Um passo fundamental para que não ocorram erros ou equívocos na declaração, sujeitando o contribuinte a uma multa que pode chegar a 75% do imposto devido, é buscar por um profissional de contabilidade de confiança, garantindo a possibilidade de recorrer à justiça, se necessário, e trazendo maior tranquilidade quanto aos riscos de cair na malha fina.

O Banco Central (BC) divulgou que brasileiros que tenham nome social cadastrado na base de dados da Receita Federal, com a qual a autarquia tem convênio, já podem utilizar o nome para acessar os serviços e sistemas do órgão.

Disponível desde o dia 23 de janeiro deste ano, os interessados já podem entrar em contato com o Fale Conosco do BC, acessar pedidos de informação, registro de reclamações contra bancos e mais opções utilizando o nome social.

O único requerimento no momento é que o nome social já esteja cadastrado na Receita Federal, pois ao inserir os dados nos canais de comunicação do BC, as informações serão cruzadas com a Receita, da onde o atendente receberá a informação do nome social.

No Registrato, sistema do Banco Central que reúne as informações financeiras dos cidadãos, o uso do nome social já está disponível desde outubro do ano passado.

O BC ainda explica que, com a novidade, qualquer documento oficial emitido pela autarquia terá destaque no nome social do usuário, mas ainda acompanhado pelo nome civil.

Em nota, o órgão explica que “a utilização do nome social nesses sistemas é uma forma de respeito às pessoas que optaram por adotar o nome que melhor as representa. É um exercício de cidadania e de respeito à diversidade”.

No canal digital, o nome social aparecerá na tela do usuário. No atendimento por telefone, a autarquia informou que o atendente poderá perguntar se o cidadão prefere ser atendido pelo nome social ou nome civil.

Por enquanto, demandas que vierem por meio da plataforma Fala.BR, da Controladoria Geral da União (CGU), não terão a inclusão do nome social, pois o ambiente ainda não oferece essa opção no cadastro.